esemény de-brief

 A de-brief dokumentumról általánosan

 A de-brief dokumentum más néven összefoglaló, értékelő dokumentum, amelyet (a public relations szakmában) leggyakrabban sajtóeseményeket, interjúkat és kampányokat követően készítünk az ügyfelünknek (illetve a szervezetünk vezetőinek).

Célja kettős: egyrészt részletekbe menően tárgyalja az esemény, interjú, kampány történéseit, másrészt ajánlásokat fogalmaz meg a következő eseményre, interjúra, kampányra vonatkozóan. Vagyis: mi történt, és mit tanultunk ebből?

Az alábbi információk az esemény de-brief dokumentumra vonatkoznak (vagyis egy médiaesemény, médiainterjú összefoglalójára). A kampány de-brief (noha formai és tartalmi szempontból is hasonló) egyéb elemeket is tartalmaz.

Az esemény de-brief dokumentum

Amennyiben egy eseményről, interjúról készítünk de-brief dokumentumot, úgy azt az esemény (interjú) után 24 órán belül célszerű elkészítenünk. Érdemes erre időt szánnunk, mert mi és az ügyfelünk/szervezetünk is sokat tanulhat abból, ha reflektálunk a történtekre és megjelöljük azokat a pontokat, ahol fejlődhetünk.

A dokumentum írásakor ügyeljünk az érthető fogalmazásra és, hogy átfogó képet adjunk az adott eseményről: vagyis a dokumentumnak egy kívülálló (pl. új igazgató) egyén számára is érthetőnek kell lennie.

Egy eseményről, illetve interjúról készülő értékelő dokumentum az alábbi szekciókat tartalmazza (ezt szabadon bővíthetjük, ha szükséges):

Bevezető: Röviden írjuk le, hogy milyen okból rendeztük az eseményt.

Kommunikációs célok: Itt tárgyaljuk, hogy milyen kommunikációs célokat kívántunk elérni az esemény megrendezésével, és mindez hogyan szolgálja a szervezetünk/ügyfelünk általános stratégiai céljait.

Kommunikációs stratégia: Interjúk és események esetében a téma komplexitásától és szenzitivitásától függ, hogy szükség van-e stratégia külön nevesítésére.

Célcsoportok: Kiket céloztunk meg az adott eseménnyel, interjúval (direkt, indirekt módon)?

Kulcsüzenetek: A cím önmagáért beszél, soroljuk fel részletesen, hogy milyen üzeneteket kívántunk eljuttatni a célcsoportok felé

Az esemény összefoglalója: A történések rövid leírását adjuk itt közre (adott esetben képekkel is illusztrálhatjuk mondanivalónkat), továbbá itt részletezhetjük (amennyiben nem akarunk külön szekciót áldozni rá), hogy végül mely újságírók jelentek meg az eseményen, illetve milyen kérdéseket tettek fel. Az utóbbira különösen fontos ügyelnünk, hiszen sok érdekes tanulságot levonhatunk belőle, pl. a kérdések mennyire voltak támadó jellegűek.

Tapasztalatok és ajánlások: Milyen tapasztalatokkal lettünk gazdagabbak az eseményt követően, hol érdemes fejlődnünk (akár a szervezetünknek, akár ügyfelünknek), hogy a következő esemény gördülékenyebben menjen és sikeresebb legyen. Ez a legegyszerűbb technikai dolgoktól kezdve (pl. két mikrofon használata) a komplexebb megoldásokig terjedhet (pl. a vezetők számára médiatréning szervezése a hatékonyabb kommunikáció érdekében). Ebben a szekcióban minősíthetjük az esemény/interjú felszólalóit is mind tartalmi (pl. eltért-e az eredeti üzenetektől), mind formai (pl. testbeszéd, hanghordozás, stb.) szempontból is.